+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как ворде сделать опись документов

Содержание

Образец описи документов и правила составления

Как ворде сделать опись документов

В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Основное назначение

Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

  1. Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
  2. Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
  3. Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.

Опись документов образец 2020

Составление фирменного бланка  остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

  1. Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
  2. Наименование организации, которая передает документы.
  3. Дата составления.
  4. Таблица с самой описью, в которой указываются:
  • номер по порядку;
  • полное название документа;
  • количество экземпляров;
  • количество листов.
  1. Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
  2. Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

Вариант составления в специализированной программе показан на видео:

Основные разновидности

В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

  1. Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
  2. Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:

  1. Опись по аттестационному делу.
  2. Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
  3. Личных дел сотрудников и многие другие.

Наконец, отдельной категорией выделяют сдаточную опись дел, образец которой приводится в соответствующем разделе. Этот документ составляется в тех случаях, когда бумаги сдаются в архив.

Как правильно составить

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:

  1. Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
  2. Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
  3. Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
  4. Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
  5. Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
  6. Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
  7. Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Сдаточная опись

Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.

В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).

Опись дел постоянного хранения

Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно. При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:

  1. Графа «Срок хранения» отсутствует, поскольку предполагается постоянное хранение.
  2. Вся нумерация производится в простом хронологическом порядке, поскольку новые документы учитываются в порядке их поступления.
  3. Нередко составляется предисловие или пояснительная записка, в которой указывается назначение документов, принципы их классификации, объединения в данную группу и т.п.
  4. В данном случае описи составляются в количестве 4 экземпляров, если речь идет об организации, поставляющей документы в государственный или муниципальный архив\ В случае частных компаний решение принимается уполномоченными лицами.

Пример приводится ниже.

Скачать образцы бланков:

 Образец описи предоставляемых документов (word) — для передачи в другую организацию

Бланк сдаточной описи (word) — для сдачи в архив

 Опись документов постоянного хранения (Образец word) — для бумаг с постоянным сроком хранения

 Внутренняя опись (word) — для передачи в пределах одной фирмы

Как правильно составить опись документов образец в ворде

Как ворде сделать опись документов

А если наоборот, места для заполнения не хватило, то допускается продолжить на втором листе бланка и сделать пометки, например, «Лист 1 из N», «Лист 2 из N» и т.д.

Итог количества и суммы нужно привести общий, на все вложенные в конверт документы. Опять же, такую цепочку бланков нужно заполнить в двух экземплярах. Важно! Исправления на бланке описи вложения в ценное письмо не допускаются!

Так как опись нужна как факт сдачи отчётности, а по правилам вкладывается она в ценное письмо, то наше отправление нужно оценить.

Оценивается каждая вложенная единица отдельно, а сумму оценки присваивают всему письму.

Ценность можно и не присваивать, а поставить прочерк.

Как правильно составить опись документов — образец?

И.

Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно.

Это форма 107, которая есть в любом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п).

Однако это не мешает никому разработать собственный бланк описи. Главное, чтобы он содержал все основные реквизиты формы 107.

Внутренняя опись документов дела

Форма приведена в Приложении № 10 к вышеупомянутым Правилам и используется теми организациями, которые следуют нормам делопроизводства, установленным Росархивом.

Составляя внутреннюю опись документов дела, в качестве образца необходимо использовать форму, разработанную ВНИИДАД. В данный типовой бланк включены следующие данные: Порядковый номер (номер записи); Индекс (уникальный идентификатор объекта); Дата; Заголовок (краткое содержание служебной бумаги); Номера листов (какие листы дела занимает данная документация).

Фирменные бланки,

Опись документов: правила использования и оформления

Сначала идут приказы и распоряжения от вышестоящих органов, а дальше иные приказы, протоколы, планы, сметы, отчеты, доклады и переписка.

Применение и назначение описи

Обязательной описи подлежат бухгалтерские и кадровые документы. Они описываются, а потом сшиваются и передаются на проверку в соответствующий государственный орган или сразу в архив.

Описанию подлежат также документы, которые в течение года не используются в делопроизводстве. После этой процедуры они хранятся в архиве предприятия. Правда, срок их хранения зависит от разновидности.

Как правильно составить опись документов?

В предисловии нужно указывать характеристику состава и особенности обработки документов.

  • Описательная статья содержит: порядковый номер дела; индекс; заголовок; даты; количество листов; срок хранения дела.
  • В зависимости от требований архивов организаций, к описи составляют указатели, список сокращений, оглавление.
  • Если заголовки дел одинаковые, при внесении в опись необходимо полностью указать заголовок первого из них, а остальные обозначить как «То же».
  • Все графы описи заполняются четко в соответствии со сведениями на обложке.
  • После описательной записи следует количество дел (цифрами, прописью), первый и последний номер дел по описи.
  • Количество экземпляров описей – 3 штуки.

На основании имеющихся описей формируется годовой раздел сводной описи дел компании.

Внутренняя опись документов личного дела

Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

  • использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).
  • каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

  1. список описываемых документов,
  2. полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).
  3. должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
  4. наименование предприятия,

Как правильно сделать опись документов образец

фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.

  • Наименование организации, которая передает документы.
  • Дата составления.
  • Таблица с самой описью, в которой указываются:
    1. количество листов.
    2. номер по порядку;
    3. полное название документа;
    4. количество экземпляров;
    • Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
    • Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.

    При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

    Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату.

    Образец архивной описи

    АО подписывается председателем и членами комиссии, а также представителями передающей стороны. Для справки: большое количество образцов форм содержится в Приказе Министерства культуры РФ от 10.09.2007 1273

    «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования… архивных документов.»

    .

    Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.

    Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.

    ru * Подписаться Подготовка дел к передаче в архив — это систематизация и составление

    Как правильно составить опись предоставляемых документов

    При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа.

    Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

    Вариант составления в специализированной программе показан на видео: В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам.

    В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп: Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.

    Бланк описи документов

    Как ворде сделать опись документов

    Предприниматели и организации вынуждены обмениваться огромным количеством документов, часть из которых являются крайне важными оригиналами и требуют особенного обращения.

    Сторонам важно гарантировать их сохранность: в этом поможет образец описи передаваемых документов. Оформление такого акта не является обязательным, но на практике выполняет много полезных функций.

    Рассказываем, как составить опись документов и предлагаем скачать бланк для дальнейшего использования.

    Для чего составляется опись документов

    Опись документов или акт приема-передачи бумаг не является обязательным при оформлении сделок. Если стороны откажутся от его подписания и обменяются документами без какого-либо особенного сопровождения, их никто не накажет, не привлечёт к ответственности. Однако опытные делопроизводители уверены, что акт выполняет несколько очень важных функций и обходиться без него просто не разумно.

    Нередко контрагенты, участники сделок, коллеги из разных отделов передают друг другу важные бумаги. Нередко — оригиналы свидетельств, договоров, актов. Их ценность приводит к необходимости гарантировать повышенную безопасность, подтвердить, что одна сторона передала их, а другая — получила и гарантирует сохранность. В этом и помогает акт передачи.

    Чем полезна опись документов отправителю:

    • подтверждает, что передача состоялась (важно, например, при подаче заявок на государственные субсидии — гарантирует заявителю, что государственный орган получил всё необходимое);
    • конкретизирует количество, ценность и наименование отправленных бумаг;
    • позволяет контролировать внутренний документооборот и не «терять» важные бумаги (всегда знать их местонахождение).

    Чем полезен акт приема-передачи получателю:

    • подтверждает, что документы получены и приняты;
    • упрощает возвращение бумаг, так как представляет собой готовый список необходимого к возврату;
    • помогает быстро находить владельцев «чужих» бумаг, определять сроки их возврата (если предполагается);
    • становится основой для принятия архивных дел (если речь идёт о внутреннем документообороте).

    Таким образом, акт прилагаемых документов решает несколько важных для документооборота задач. Он имеет юридическую и доказательную силу, поэтому может использоваться для защиты или обвинения в суде.

    Внутренняя документация также подлежит учёту и передаётся по описи. Например, несколько отделов планируют отправку нескольких десятков дел в архив.

    В таком случае очень легко потерять один или даже несколько важных файлов. Поэтому настоятельно рекомендуется сопроводить отправку описью.

    Её подготовка займёт не более часа (даже при масштабных объёмах работы), но обезопасит стороны от потерь, недопонимания и ошибок.

    Отправку большого объёма документов стоит сопроводить описью: так ни одна бумага не потеряется

    Как правильно составить опись передачи документов

    Как составлять опись? Предприниматели и организации вправе самостоятельно определять форму и внешний вид бланка, единого образца нет. Если передавать или принимать бумаги приходится очень часто, рекомендуется утвердить собственный бланк описи документов.

    Акт приема-передачи будет удобен в использовании и получает достаточную юридическую силу, если содержит следующую информацию:

    • наименование — «опись» или «акт приема-передачи»;
    • стороны — отправитель и получатель;
    • дата составления;
    • список передаваемых документов, с указанием их главных реквизитов и количества страниц (если бумаг много, данные представляют в виде таблицы);
    • подписи ответственных лиц.

    После подписания акта получатель берёт на себя ответственность за сохранность бумаг и не может отрицать их получение. Возвращать бумаги владельцу также рекомендуется с сопровождающим актом.

    Какие реквизиты документов стоит указывать:

    1. Полное наименование.
    2. Дата и регистрационный номер.
    3. Форма (оригинал или копия).
    4. Количество листов.

    Образец заполнения представлен на изображениях к материалу. Для удобства читаемости и повышения скорости подготовки описи рекомендуется полностью набирать её на компьютере, а от руки ставить только подписи. Если передаваемые бумаги не слишком важны, а акт необходим только упорядочивания их количества, допускается обойтись без подписи получателя.

    Заверять опись печатью необязательно.

    Чаще всего опись представляет собой таблицу, где перечисляются все передаваемые документы

    Скачать образец акта приема-передачи документов сторонней организации

    Документ не относится к числу обязательных, поэтому и единой унифицированной формы для него нет. Каждая организация вправе подписывать его в произвольном виде или утвердить собственный бланк.

    Скачать бланк: Опись документов (пустой бланк)

    Скачать образец описи передаваемых документов: Опись документов (образец заполнения)

    Заключение

    Опись документов не относится к числу обязательных для заполнения бумаг, но на практике помогает сторонам упорядочить документооборот, не терять важные копии и оригиналы, возвращать все переданные ранее акты в целости и сохранности. Оформляется в произвольном виде. Рекомендуется представлять данные в виде таблицы, указывать точное наименование, форму и количество страниц.

    , пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    zakondostatka.ru

    Как ворде сделать опись документов

    Внутренняя опись документов составляется только для тех дел, которые подлежат полному оформлению, а также для дел по личному составу независимо от сроков их хранения.

    По своей сути опись представляет собой оглавление каждого тома. Это означает, что если, например, приказы по основной деятельности составили три тома, то придется делать три описи.

    Готовая опись располагается в начале тома и сшивается в обложку вместе с документами. Вспомним, какие дела подлежат полному оформлению (отдельная статья про находится по ссылке).

    Это:

    1. дела по личному составу, и неважно, сколько лет их нужно хранить, 5 или 50.
    2. дела со сроком хранение более 10 лет;
    3. ;

    В составлении описи нет ничего сложного, но делается она иногда довольно долго, потому что внести в нее нужно каждый документ, подшитый в том. Форма описи документов приведена в (Приложение №27).

    Скачать ее можно ниже.

    Как сделать опись документов?

    В процессе делопроизводства на предприятии может возникнуть необходимость в том, чтобы тот или иной сотрудник или менеджер сформировал опись документов.

    Каковы правила ее составления?

    Как сделать опись документов наиболее корректным образом?Мы можем изучить данный вопрос в таких аспектах: Начнем с первого пункта.Составление описи документов — процедура, знакомая, вероятно, каждому опытному российскому документоведу, секретарю, специалисту по кадрам или, например, бухгалтеру.

    Составляем опись дел

    Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив.

    Одной из функций архива является учет – систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел. Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить.

    ■ Описям дел посвящены пункты 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015).

    Правила 2015 содержат 7 форм описей: • опись дел постоянного хранения (Приложение 14); • опись дел по личному составу (Приложение 15); • опись

    Внутренняя опись документов личного дела работника: образец

    Copyright: фотобанк Лори Опись – это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком (опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т.д.).

    Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы.

    Личное дело – это совокупность всей документации, касающейся определенного человека.

    Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке.

    Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать.

    Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника. Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий:

    > > Налог-налог 28 марта 2020 Вам помогут документы и бланки: данного регистра представлен в этой статье — предусмотрена действующими архивными правилами. Подробнее о значении и порядке заполнения описи читайте ниже.

    Личные дела работников формируются из множества документов, некоторые из которых являются обязательными, например, копии тех бумаг, что представляются будущим сотрудником при приеме на работу.

    При этом каждая компания самостоятельно решает, какой состав может быть у таких дел, поэтому содержание описей у различных работодателей будет различаться.

    Опись документов: правила использования и оформления

    Как ворде сделать опись документов

    Ни для кого не секрет, что предприятия и государственные органы обязаны законодательством сохранять на протяжении определенного периода документы относительно их деятельности.

    Но такие документы не разрешается просто так сохранять в архиве. Перед их отправкой обязательно выполняется их опись.

    Что такое опись и какими законодательными нормами она регулируется?

    Согласно законодательству опись документов является завершительным этапом обработки документов. Опись составляется в специальном справочнике, форма которого утверждена правительством.

    В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.

    Процедура описи документов выполняется на основании норм следующих инструкций:

    • Методические рекомендации по делопроизводству, которые 23.12.2009 г. утвердил Росархив;
    • Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (или просто нормы ГОСТа Р51141);
    • Приказ Министерства культуры, утверждающий инструкцию делопроизводства;
    • Разъяснения по порядку заполнения определенных форм документов;
    • Инструкция ЦБ РФ, где прописаны главные правила ведения делопроизводства в Центральном банке.

    Все документы каждого описываемого документа должны быть правильно систематизированы. Сначала идут приказы и распоряжения от вышестоящих органов, а дальше иные приказы, протоколы, планы, сметы, отчеты, доклады и переписка.

    Применение и назначение описи

    Обязательной описи подлежат бухгалтерские и кадровые документы. Они описываются, а потом сшиваются и передаются на проверку в соответствующий государственный орган или сразу в архив.

    Описанию подлежат также документы, которые в течение года не используются в делопроизводстве. После этой процедуры они хранятся в архиве предприятия.

    Правда, срок их хранения зависит от разновидности. Так, нотариальные записи, документы о персонале, а также хозяйственные книги хранятся на протяжении 75 лет, конструкторская документация – 20 лет, а фотодокументы – 5 лет.

    Описывать и сдавать в архив свою документацию должны не только государственные организации, но также частные предприятия. Для этого необходимо подписать договор между таким предприятием и Федеральной архивной службой.

    Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

    • для регистрации ИП
    • регистрации ООО

    Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

    • Ведение бухгалтерии для ИП
    • Ведение бухгалтерии для ООО

    Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
    Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

    В делопроизводстве

    В делопроизводстве должна выполняться опись только документов, требующих временного или постоянного хранения. Речь идет о личных, судебных или следственных делах.

    Можно проводить опись документов, потеря которых грозит служебной неприятностью. Например, это касается приказов.

    Такая опись упрощает поиск документов, ведь каждому отдельному документу присваивается индивидуальный номер.

    В архиве

    Если документы передаются в архив, то их опись проводится по утвержденному правительством бланку. Такую процедуру могут еще называть сдаточной описью.

    Сотрудник, который занимается описью, заполняет 2 бланка – один необходимо сохранять в отделе, а другой – в архиве. При заполнении формы используются данные из обложек дел.

    Правила составления

    Перед началом описи сотрудник должен:

    • проверить правильность заголовков;
    • убедиться, что не были нарушены правила оформления дел и документов внутри их.

    Выполняя опись, необходимо придерживаться таких правил:

    • присваивать индивидуальный номер каждому делу или тому документов;
    • присвоенный номер не должен отличаться от номера номенклатурного дела;
    • в бланке не должны присутствовать ошибки;
    • в случае, когда идентичный заголовок был присвоен для нескольких дел, то первая запись описи содержит весь заголовок, а следующие слова «То же»;
    • даже если на предыдущих страницах заголовках уже встречался, на новой странице формы его необходимо указывать полностью;
    • показатель физического состояния каждого дела вписывается в графе «примечание»;
    • в описи указывается дата заведения дела, а не перечисляются все даты создания каждого документа;
    • максимальным числом, которое разрешается использовать при нумерации, является 9999;
    • дела следует систематизировать по хронологии;
    • завершенный бланк получает свой номер на основании номера реестра описей и листа фонда;
    • если составляется документальная опись в учреждении, то оформляется:
      • для отдельного подразделения – 2 бланка;
      • для годовой описи – 4 бланка;
      • для документов, которые нельзя уничтожать свыше 20 лет – 2 бланка;
      • для дел сотрудников – 3 бланка.
    • при описи важна правильная последовательность документов:
    • дела сотрудников нужно сортировать по алфавиту, а в описи вписывать по году, когда сотрудник был уволен;
    • каждый вид описи (например, долговременная и постоянная) сохраняется отдельно.

    В опись входит:

    • титульный лист – содержит название архива и фондообразователя, а также название описи и крайние даты внесенных в бланк документов;
    • оглавление – содержит перечень всех разделов описи, указываются также номера страницы, где начинается каждый раздел;
    • предисловие – здесь кратко излагается содержание документов, а также данные о фондообразователе;
    • сама опись – главная часть описи;
    • сокращения – используется, если организация использует специфические сокращение терминов;
    • указатели – дают пояснение предметных понятий;
    • таблицы – нужны, когда выполняется переработка описи новых номеров на старые;
    • библиография – сообщает сведения о публикации документов в разных изданиях;
    • словарь терминов – используется, если в описи упоминаются специфические термины;
    • лист-заверитель – общие данные об описи.

    После завершения выполнения описи сотрудник, который ее составлял, оформляет и подписывает лист-заверитель.

    Особенности оформления в различных ситуациях

    Опись документов составляется не только для их передачи в архив. Без описи не обойтись также, если документы передаются в суд, налоговую или другую организацию по требованию. Кроме того, бланк описи заполняется, когда документы отправляются на уничтожение.

    Каждый из выше упомянутых случаев имеет некоторые особенности составления описи. Рассмотрим их более подробно.

    При передачи документов в налоговую, суд, другую организацию

    Если вы подаете в иск в суд, то составлять опись документов не нужно. Вы как истец подаете иск, в котором в конце перечисляется список предоставленных документов. Но если таких документов очень много, то опись все же лучше сделать.

    В случае, когда налоговая или другая организация предъявляет требование отправить какие-либо документы, то опись составлять обязательно.

    Документ содержит такую информацию:

    • вверху указывается название организации, ее адрес и реквизиты;
    • исходящий номер;
    • заглавие;
    • перечень документов с указанием их конечной даты и номера;
    • внизу указывается общее количество документов.

    Такая опись обязательно заверяется печатью и подписывается руководителем организации. Если вы лично приносите документы в организацию, то не будет лишним потребовать роспись, которая подтверждает факт получения документов.

    Внутренняя опись для личного дела

    Заниматься этим документом должен сотрудник, который оформляет сами личные дела. Бланк описи вкладывается в папку с личными делами и заполняется после поступления каждого нового документа.

    Опись содержит информацию о:

    • номерах документов;
    • наименовании;
    • количестве листов.

    В случае сдачи дел в архив необходимо составить итоговую запись. В ней содержатся данные об общем количестве дел и количестве их страниц.

    Для почты

    Чтобы составить опись отправления, применяется форма 107.

    Опись вложений содержит характеристики стоимости отправления и составляется в таких случаях отправки:

    • ценных писем;
    • бандероли;
    • посылки.

    Отправитель обязан заполнить две формы описи вложения.

    Образец описи документов для почты

    В каждом из экземпляров указывается:

    • ФИО (или название организации) получателя;
    • примерную стоимость отправления;
    • количество отправленных предметов.

    Когда отправитель завершит заполнять форму описи, работник почты должен поставить на них свою подпись и календарный штемпель. Один экземпляр бланка вкладывается в почтовое отправление, а другой – вручается отправителю.

    Правила составления данных документов изложены в следующем видеоматериале:

    Для передачи в архив

    Опись документов для архива составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается в организации, а другой экземпляр – в архиве.

    Все тома документов, которые планируют передать в архив, заносятся в бланк сдаточной описи. В этом бланке указывается индивидуальный номер каждого тома, число листов и их крайние даты.

    Такая опись имеет несколько разделов:

    • оглавление;
    • предисловие;
    • основная часть;
    • сокращения.

    Опись постоянного хранения составляется, как правило, в 4 экземплярах, но достаточно и 1-2 экземпляров. Каждый годовой раздел такой описи подлежит утверждению.

    Такое утверждение состоит из следующих этапов:

    1. опись должен подписать сотрудник, что отвечает за архив и сотрудник, который заполнял бланк;
    2. далее проводится рассмотрение  экспертной комиссией;
    3. опись анализирует экспертная комиссия архивного органа в случае, когда организация является источником комплектования такого органа;
    4. документ обязательно должен быть утвержден руководителем организации.

    Если опись незавершенная, ее нельзя подшивать, а необходимо хранить в папке с завязками. Когда опись закончена, составляется итоговая запись.

    Опись является законченной, если число записей достигла числа «9999». Составляется также оглавление, перечень сокращений и предисловие.

    Обязательным элементом завершенной описи считается титульный лист, где указывается:

    • полное наименование архива;
    • название фонда и его номер;
    • номер и наименование описи;
    • крайние даты описанных дел.

    Завершенная опись прошивается в твердую обложку.

    На уничтожение

    В опись на уничтожение включаются все документы, которые больше не несут ценности для организации и срок хранения которых уже завершился.

    Если в опись вносятся данные о делах какого-то определенного подразделения, то вверху бланка описи необходимо написать наименование этого подразделения.

    В случае, когда несколько дел имеют одинаковый заголовок, то в бланк такие дела заносятся под одним общим заголовком с указанием общего количества таких дел. В форму описи заносят данные с обложек дел, которые хотят уничтожить.

    Когда в бланк занесены все дела, его подписывает сотрудник, который занимался экспертизой. Дальше его анализирует экспертная комиссия организации. Обязательно составляется протокол заседания этой комиссии.

    После этого бланк описи и документы могут быть уничтожены. Если уничтожением бумаг занимается организация, то факт уничтожения фиксируется с акта в произвольной форме. В случае, когда документы передаются на утилизацию, то оформляется акт приема-сдачи, в котором указывается дата его составления, количество дел, а также их вес.

    Изъятых документов

    Для описи изъятых документов используется форма №ММ-3-06/338, которая была утверждена правительством 31.03.2007 г.

    Вверху бланка указывается наименование организации (или ФИО физического лица), ее ИНН/КПП.

    Дальше идет список изъятых документов. В списке указывается:

    • наименование документов;
    • количество;
    • индивидуальный признак – оригинал или копия;
    • стоимость, если это возможно.

    В конце указывается общее число листов документов. Опись подписывается должностным лицом, что проводил изъятие и другими лицами, которые присутствовали при этой процедуре.

    Опись изъятия составляется в 2-х экземплярах. Один экземпляр получает организация или лицо, у которого были изъяты документы, а второй остается в сотрудников полиции, налоговой или другого органа, который проводил изъятие. Если во время процедуры изъятия использовались какие-либо способы фиксации, то к описи прилагаются фото- или видеоматериалы.

    Понятыми при изъятии документов не могут выступать сотрудники полиции и суда.

    Как правильно оформить опись для налоговой в 1С рассказано в данном видео уроке:

    Опись документов для передачи в налоговую (образец)

    Как ворде сделать опись документов

    О том, как подать в налоговые органы декларацию о доходах и оформить опись документов в налоговую к 3-НДФЛ, мы уже рассказывали в одной из наших статей. Незатронутой осталась тема формирования пакета документов и сопровождающего документа – описи, для последующей передачи документов, запрашиваемых ИФНС.

    Передавая запрашиваемые документы налогоплательщик (компания или ИП) должен приложить к пакету документов опись документов в налоговую, образец которой, не всегда может отвечать установленным требованиям. О том, как правильно составить опись вложения в налоговую, каким должно быть ее содержание, расскажем в этой статье.

    Опись документов в налоговую: бланк

    При подаче документов по запросу налоговиков субъект обязан предоставить в региональное отделение ИФНС установленный пакет документов, передача которых сопровождается реестром (описью).

    Опись в налоговую – это сопровождающий документ, написание которого законодательство возлагает на налогоплательщика. Документ является обязательным приложением к документам, в нем указанным.

    Стандартизированный бланк описи в налоговую не утвержден, поэтому налогоплательщик может использовать опись, составленную в свободной форме, либо бланк, рекомендованный к использованию в отделении налоговой инспекции по месту предоставления декларации.

    В то же время, предусмотренная возможность составлять сопровождающий реестр в свободной форме, не означает, что к его содержанию законодательство не предъявляет никаких требований.

    Наличие описи (реестра) для передачи документов в налоговую регламентируют ряд нормативных актов, в числе которых Приложение № 18 к Приказу ФНС РФ№ ММВ-7-2/628@ от 07.11.2018 года “Об утверждении форм документов…».

    Данным приказом в составе документов, передаваемых в ИФНС регламентировано наличие сопроводительной описи. Это может быть отдельно прилагаемый бланк описи документов в налоговую или опись, приведенная в тексте сопроводительного письма.

    Составляем опись документов в налоговую

    Напомним, что при отсутствии жестких требований к форме описи, ее структура и содержание все же конкретизированы. Чтобы понять обоснованность этих требований, необходимо понимать задачу, которая возложена на этот документ.

    Опись документов для передачи в налоговую (образец приведен далее) – это не только скупой перечень прилагаемых документов, прежде всего, это «страховка» налогоплательщика в ситуации, если возникнут разногласия с инспекцией, или в ходе работы налоговиков с документами будет утерян какой-либо из них. В этих случаях правильно составленная опись в налоговую поможет избежать ответственности за непредоставление необходимых документов и начисления штрафных санкций.

    Сопроводительная опись для сдачи документов в налоговую относится к административным документам, и по общему правилу подпадает под стандарт документов данной группы, в связи с чем должна содержать:

    • исходящий номер и сведения о дате регистрации документа;

    • в правом верхнем углу – сведения об адресате (ИФНС) и субъекте хозяйствования (полное наименование, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, контактный телефон);

    • наименование документа – «Опись документов для передачи в ИФНС»;

    • преамбула;

    • перечень документов с указанием числа листов в сшивке;

    • указание на общее количество листов;

    • подпись руководителя;

    • дата составления, печать (при наличии).

    Важнейшие разделы описи – преамбула и перечень документов. Рассмотрим их более подробно.

    Преамбула – часть текста, в которой налогоплательщик указывает на требование ФНС, согласно которому предоставляется данный пакет документов.

    Перечень документов – основной раздел описи. При его формировании следует указывать:

    • порядковые номера позиций описи;

    • наименование документов, в ней перечисленных;

    • формат каждого документа – (оригинал, ксерокопия, заверенная копия);

    • регистрационные данные документа (при наличии – собственный номер, исходящий номер, и проч.);

    • количество листов по каждому из документов;

    • общее количество приложений и листов.

    Опись документов в налоговую составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с пакетом подтверждающих документов в налоговые органы, в второй экземпляр, на котором специалист ИФНС должен проставить дату принятия документов к рассмотрению и регистрационный входящий номер – хранится у налогоплательщика.

    При отправке пакета документов почтой (ценным письмом), также составляется сопроводительная опись письма в налоговую, на которой количество и номенклатура вложений подтверждается подписью почтового оператора.

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.