+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Письмо о необходимсти представить закрывающие документы

Содержание

Письмо в организацию чтоб прислали закрывающие документы

Письмо о необходимсти представить закрывающие документы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Письмо в организацию чтоб прислали закрывающие документы». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Просим предоставить документы офис-менеджеру открытого акционерного общества «YYY» Светлане Ивановне Петровой. Генеральный директор А.А. Степанов Образец №2. Письмо-запрос о предоставлении материалов научных конференций.

Таким образом, любая организация может попросить другую организацию произвести за нее платеж (исполнить денежное обязательство), при этом поступление таких денег на наш расчетный счет будет надлежащим исполнением обязательства по оплате.

Настоящим сообщаем, что произведенная нами платежным поручением № 000 от «дата» месяц год на сумму столько-то рублей является оплатой за ООО «Должник», произведенной на основании письма ООО «Должник» № … от «дата» месяц год.

Образец сопроводительного письма

Адресат не сможет сказать, что не получил какой-то документ, поскольку в письме находится описание содержимого всего пакета отправляемых документов;

  • во-вторых, в нем есть инструкция получателю, что делать с полученными документами: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно отправителю.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам Пишется сопроводительное письмо к документам согласно общей структуре делового письма. В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма.

При проверке специальными сервисами Вашего сайта на наличие нежелательных исходящих ссылок, можно обнаружить, что их очень много и Вы их не ставили.Это объясняется спецификой шаблона, неправильной настройкой сайта или использовании нелицензионной версии DLE.

Итак, несмотря на все новомодные изобретения, самый надёжный и верный способ донести что-то до адресата и потом доказать это – обычная бумага.

Данная статья содержит информацию о том, как отправить документ по почте (Почта России), при этом гарантировать и максимально ускорить доставку письменной почтовой корреспонденции.

Просим предоставить закрывающие документы

В ответ на Ваш запрос от 15 сентября 2017 года № 01-20/21 о предоставлении технологической карты производства мебели, сообщаю, что ООО «Виктория» отказывает Вам в представлении данной документации в связи с тем, что она является коммерческой тайной.

Практически в любой организации есть дебиторская задолженность, вернуть которую путем переговоров сложно. В этом случае путь один — обратиться в арбитражный суд. В этой статье описан первый шаг этого пути — составление искового заявления.

К сожалению, до сих пор не оплачено наше инкассо № ___ в сумме ____ за поставку товара по контракту № ___ на ___. Просим срочно оплатить инкассо и сообщить нам дату оплаты.

Оно, скорее всего, дойдет до адресата, но, если пропадет, то искать его никто не будет. Поэтому, простыми письмами отправляются документы, потеря которых не грозит катастрофой, и которые при необходимости можно восстановить.

Что должно входить в содержание?

Письмо-запрос – особая форма делового послания, которое составляется в тех случаях, когда одна заинтересованная сторона желает получить от второй стороны какую-либо информацию.

Просим Вас прислать нам список строительных материалов, которыми Вы интересуетесь, и мы с удовольствием сообщим Вам наши цены.

Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством (во избежание дальнейших споров, конфликтов и недоразумений). Письма с пометкой «лично в руки» составляются, как правило, непосредственно директором организации на имя руководителя адресата аналогичного уровня.

Условно бесплатные документы и шаблоны на русском и английском языках, необходимые для работы в офисе.

Письмо-запрос о предоставлении документов образец бланк

Чтобы отправить документ по почте с гарантией его доставки адресату можно использовать регистрируемые отправления: заказные и ценные письма. Чтобы сдать их на почту, придется постоять в очереди, зато, если возникнет необходимость, можно отследить каждое письмо, вплоть до его передачи адресату.

Далее следует описание цели предоставления документов и, при необходимости, просьба об их рассмотрении. Если корреспонденция направляется по запросу организации, об этом нужно указать в начале письма.

Впрочем, если причина запроса очевидна, то допускается сразу переходить к изложению сути обращения без каких-либо разъяснений.

С просьбой о предоставлении недостающих сведений компания может обратиться к деловым партнерам, контрагентам, сторонним предприятиям. Часто адресатом запроса являются государственные органы и профильные структуры.

Уважаемый Глеб Романович! В соответствии с договором от 6 ноября 2002 года № 206 просим Вас предоставить в редакцию «XXX» исправленные материалы следующих научных конференций: Материалы 3-ой научной конференции (Псков, 10-15 февраля 2001 г.)/ Отв.

Переходить к сути без предварительных объяснений вы можете только в тех случаях, когда причина запроса очевидна (например, если вы пишете по образцу письмо-запрос коммерческого предложения).

Данная статья описывает регламент деловой переписки по электронной почте, а практические советы, представленные в статье, помогут научиться правильному деловому общению при составлении электронных писем.

К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.

  • Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.
  • Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя. Образец сопроводительного письма 2018 г. Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

Но если работники авиакомпании не отвечают, хитрят, не выполняют обещаний в нужные сроки и явно не хотят решать ваши проблемы без суда, тогда уже нужно отправлять им претензию «официально». То же самое касается возврата или обмена товара в каком-нибудь интернет-магазине – можете сперва связаться с ним по мэйлу или телефону или даже приехать в офис и поговорить.

В рамках настоящей статьи раскрыт порядок составления письма-запроса, а также подготовки ответа на него.

Требование документов без объяснения причин, считается признаком дурного тона. Вторая сторона вполне имеет право не отвечать на подобный запрос.
Каждый бланк мы снабжаем примерами по его заполнению и правилами оформления. Информация на сайте постоянно пополняется и если вы не нашли нужный бланк, он обязательно появится в будущем.

Ссылаясь на Ваш запрос от на , просим сообщить нам нужный Вам срок отгрузки.

Сопроводительное письмо к документам по договорам При заключении хозяйственных договоров часто складывается ситуация, когда контрагенты территориально удалены друг от друга и не могут позволить себе выезжать в другой город для подписания договора.

Как правильно написать письмо о недостающих документов

Истребование документации в любых отношениях возможно только в том случае, если данная обязанность была прямо закреплена в отдельном соглашении.

Наверное, каждый человек в своей жизни не раз сталкивался с необходимостью отправить документ по почте. Сейчас это не проблема. Курьерские и почтовые службы сегодня есть в каждом городе.

В идеале получать документы от контрагентов логичнее менеджерам, так как они хорошо знают коллег из организаций-партнеров и понимают, как с ними лучше общаться. К тому же менеджеры одни из первых должны следить за сроками обмена первичными документами. Но зачастую требовать бумаги от контрагентов приходится бухгалтерии.

Направляем Вам два экземпляра договора на оказание информационных услуг, подписанные и заверенные печатью с нашей стороны. Предлагаем рассмотреть указанный проект и в случае согласия подписать договора, возвратив один из подписанных экземпляров в наш адрес. Приложение: проект договора в 2 экземплярах на 6 листах каждый». Сопроводительное письмо к претензиям — нужно ли оно?

Получив товар, по данному договору, в дальнейшем не торопятся возвратить в наш адрес, подписанный с их стороны экземпляр договора, а некоторые и вовсе уклоняются. Какое условие можно прописать в договоре.

Итак, потребитель при общении с организациями и предпринимателями часто сталкивается с необходимостью направлять им разного рода претензии и заявления. Наиболее распространённая ситуация — вам по закону нужно направить претензию в компанию, нарушившую ваши права, прежде чем идти в суд.

В качестве примера предлагаем скачать образец письма-запроса о предоставлении информации и о предоставлении документов. Бланки для бесплатного скачивания находятся внизу статьи в формате word. Оформление письма-запроса подчиняется общим правилам написания деловых писем.

Конечно, иногда виной задержки документов бывают и сами сотрудники организации. Подробнее об этом см.Как добиться, чтобы коллеги из других отделов приносили первичку вовремя. А в данной рекомендации вы найдете советы по ситуациям, когда документы поступают с опозданием именно от контрагентов.

Изначально руководству организации лучше определить, какие отделы и какие сотрудники будут требовать запоздавшие документы. Чтобы избежать недопонимания, нужно четко распределить роли между различными подразделениями и сотрудниками. Все функции лучше всего прописать в регламентах, положениях об отделах и прочих документах.

Как написать письмо-запрос Письмо-запрос обычно подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо. Оформление письма осуществляется на фирменном бланке организации.

Как правило, в верхнем левом углу указываются реквизиты организации, составляющей запрос, а в правом верхнем углу указывается адресат.

Юридическим лицам и предпринимателям

Разумеется, суду нужно предоставить доказательства, что вы пытались уладить дело миром, а у вас не получилось. Поэтому особенно важно соблюсти процедуру подачи претензии, чтобы по этому поводу потом не возникало никаких вопросов.

В конце обязательно ставится подпись руководителя компании или другого лица, которое имеет на это полномочия. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям.

zakondostatka.ru

Письмо о необходимсти представить закрывающие документы

— — В уважительном тоне запрашивающая сторона просит предоставить те или иные бумаги, либо их заверенные копии, объясняя, для чего они понадобились.

Предпочтение письму-запросу при обращении за необходимыми бумагами отдаётся потому, что на поданный в письменном виде запрос обязательно должен быть дан письменный же ответ, который, в свою очередь, как документ может являться доказательством какого-либо факта.

Помня это, при написании запроса собственную необходимость нужно так сформулировать в тексте обращения, чтобы у адресата не возникло сомнений ни в действительной необходимости

Письмо о продлении срока предоставления документов в налоговую

4862 Образец письма о продлении срока предоставления документов в налоговую значительно упростит взаимодействие с налоговиками. ФАЙЛЫ Согласно Налоговому кодексу (а именно пункту 6 статьи 6.1 и пункту 3 в 93 статье) документация должна быть предоставлена:

  1. Для встречной проверки – не позже 5 дней.
  2. Для поведения выездной и камеральной проверки – не позже 10 дней.

Также стоит иметь в виду, что если запрашиваемые бумаги полностью отсутствуют, то сообщение об этом должно быть послано не позже 5 дней с момента запроса.

Письмо заказчику о возврате подписанных актов

Порядок документооборота между контрагентами, как правило, определяется требованиями законодательства, условиями заключенного договора, а также обычаями делового оборота.

Документооборот в рамках заключенных договоров включает в себя в числе прочего подписание и обмен накладными, актами и иными документами, подтверждающими выполнение сторонами своих обязательств.

А если ваш контрагент не вернул акт, переданный ему на подпись? Вероятно, поможет составленное на имя заказчика письмо, образец которого приведем в нашей консультации. Предположим, компания выполнила работы или оказала услуги, их стоимость была оплачена, и претензий ни одна из сторон не предъявляет.

Исполнитель передал акты на подпись, но свой экземпляр назад так и не получил. Казалось бы, на возврате документа можно и не настаивать.

Ведь вряд ли налоговики откажут в признании выручки, которая не будет подтверждена документально.

Как написать письмо-напоминание

11679 Письмо-напоминание – одна из разновидностей деловой переписки.

Такая форма корреспонденции может использоваться в совершенно разных ситуациях, в частности, тогда, когда нужно напомнить второй стороне

  1. о приближении какого-то важного мероприятия или даты и т.д.
  2. о соблюдении норм закона,
  3. об исполнении взятых на себя обязательств,

Примеры писем-напоминаний: — — Обычно письму предшествует устное напоминание, но, если оно не возымело должного эффекта, отправитель прибегает к письменному извещению. ФАЙЛЫ Обычно написание подобных писем

Оформляем письмо-запрос.

особенности составления

» » Все сведения (каталоги, прайс-листы, ссылки на сайты партнеров, а также информацию об условиях взаимодействия) прошу направлять на электронный адрес Если возникнут вопросы, Вы сможете связаться с нами по тел. 1-111-111-11-11. Директор ОАО «YY» Долгов Я.В.

Образец №4. Письмо-запрос о предоставлении документов.

Для заключения договора между ООО “ХХХ” и ООО “YYY” прошу предоставить следующий перечень документов: — приказ на генерального директора. Введение: объяснить побудительные мотивы или причины обращения.

Вы можете использовать следующие обороты: Ввиду несоответствия действий… Для согласования спорных моментов… Из-за срыва сроков поставки… Тело письма: подробно и точно изложить суть задаваемого вопроса.

Обороты: Просим погасить долг… Прошу предоставить информацию о… Будем Вам признательны, если… Заключение: при обращении впервые лучше указать на источники, из которых вы черпали информацию (как о компании, так и о товаре).

Письмо-подтверждение

11911 – одна из разновидностей деловой корреспонденции.

Являясь вариантом информационных посланий, оно применяется в самых разных ситуациях и имеет достаточно большое распространение. ФАЙЛЫ С помощью письма-подтверждения одна из сторон может уведомить другую о следующем:

  1. рассмотрении какого-либо вопроса;
  2. получении документов, товара, денег и т.д.
  3. своем согласии на заключение договора;
  4. принятии решения;

Иными словами, поводом для составления такого рода писем в повседневной практике коммерческих компаний находится немало. Этот вопрос вполне резонен, особенно учитывая многообразие форм современных коммуникаций.

В принципе, любой вопрос можно решить по телефону, при помощи скайпа или даже социальных сетей. Зачем же писать письмо? Составленное в письменной форме послание обретает доказательную силу. В некоторых случаях оно может стать аналогом или, например, акта о получении товара и т.п.

Составляем письмо-запрос: образцы и принципы оформления

    Структура письмаКак писать?Образец письма-запроса о предоставлении документовОбразец письма-запроса о предоставлении информацииОбразец письма-запроса о разъясненииПисьмо-запрос – это разновидность делового письма. Запрос отправляют партнёрам, контрагентам, государственным органам… Иногда без него можно и обойтись (например, устно попросив коллегу-предпринимателя сообщить какие-то сведения), но в целом пренебрегать такими посланиями не стоит.Хотя бы ради соблюдения установленного порядка.Что можно запрашивать? Информацию

Письмо-просьба

38594 – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции.

В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.

Примеры писем-просьб: — — — — — — — — Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа: ФАЙЛЫ по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа.

Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики.

Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.

Предоставление документов по запросу конграгента (ООО)

Добрый вечер!

покупатель — юридическое лицо перед заключением договора попросило продавца -юр.лицо предоставить список документов, в том числе и бухгалтерский баланс за 2 года. Продавец не хочет предоставлять бух.

баланс и полный список запрашиваемых документов. Прав ли в данном случае продавец? Какое объяснительное письмо может написать Продавец Покупателю 19 Ноября 2014, 02:08, вопрос №621760 Евгения, г.

Москва 800 стоимость вопросавопрос решён Консультация юриста онлайн Ответ на сайте в течение 15 минут Ответы юристов (6) получен гонорар 26% 946 ответов 341 отзыв Общаться в чате Бесплатная оценка вашей ситуации Юрист, г.

Москва Бесплатная оценка вашей ситуации Евгения, здравствуйте!Нет, не прав.Приказ Минфина РФ от 6 июля 1999 г.

Образец письма-запроса о предоставлении документов

Письмо о необходимсти представить закрывающие документы

Деятельность любого предприятия выстраивается на основании информации. Получение ее происходит разными путями. В ряде случаев у субъекта возникает необходимость составить запрос на предоставление документов (образцы прилагаются в тексте). При его оформлении нужно придерживаться определенных правил, о которых поговорим в этой статье.

Необходимость составления запроса

У любого хозяйствующего субъекта в ходе производственной деятельности может возникнуть необходимость в оформлении запроса к официальной структуре с просьбой о предоставлении информации или документов. Примеров таких запросов множество:

  • Письмо коммерческому партнеру с просьбой о предоставлении прейскуранта на услуги.
  • Запрос юридического лица в ФНС о новых нормативах по составлению отчетности.
  • Запрос кредитно-финансового учреждения о финансовом состоянии клиента и его деловой репутации и пр.

Запросы относят к корреспонденции, на которую распространяются стандартные правила делопроизводства. Плюс при их составлении учитываются правила, присущие только такому виду документов. Так, запрос обязательно должен содержать причину, по которой корреспонденту требуется получение информации. Как правило, это:

  • Законодательные акты.
  • Судебные решения.
  • Заключенные ранее договора.

Причину можно не указывать только, если она очевидна для обеих сторон.

Правила составления

Законом не определена единая форма для письма-запроса, поэтому составляется документ в произвольной форме с соблюдением ряда правил. Он должен содержать в себе:

  1. «Шапку», в которой указываются сведения об отправителе и адресате (наименование структуры полное, юридический и фактический адрес, контактные данные).
  2. Дату и место его составление.
  3. Регистрационный номер письма, под которым он отмечен в журнале отправленной корреспонденции.
  4. Наименование документа.
  5. Обращение к адресату. Как правило, используется обращение по имени, отчеству с приставкой «уважаемый (ая)». Исключение – письма в официальные в государственные структуры.
  6. Основную суть запроса.
  7. Подписи уполномоченных лиц и печать организации.

«Тело» документа, т.е. конкретно сам запрос желательно начинать с обоснования причины. Нет необходимости расписывать ее очень подробно, достаточно одной фразы. Например, «на основе заключенного ранее договора о…» или «в соответствии с нормативным актом № …» и пр.

В запросе стоит излагать только одну конкретную просьбу или предложение в лаконичной форме. Конечно, если у отправителя имеется несколько небольших просьб, отправлять множественные запросы одному адресату не стоит. Если ситуация, повлекшая необходимость сделать запрос нестандартная, нужно изложить ее более детально. Так, чтобы у адресата не оставалось вопросов на этот счет.

Любой запрос изначально предполагает ответ на него. Если отправителю он требуется срочно, необходимо этот факт указать отдельно. Например, «на данный запрос ответ должен быть предоставлен в течение пяти рабочих дней» или «во избежание недоразумений, просим ответить, как можно скорее» и пр.

В конце письма желательно дать указание на желательный способ ответа. Это может быть просьба отправить:

  • Бумажное заказное письмо на обозначенный почтовый адрес.
  • Электронное письмо на e-mail.
  • Факсимильное сообщение.
  • Письмо с курьерской доставкой.

Разновидности запросов

Имеются различные классификации запросов. Делятся они в зависимости от:

  • Цели отправления.
  • Типа отправителя.
  • Типа адресата.

Рассмотрим наиболее распространенные группы.

Запрос о предоставлении информации

Данный тип запросов – самый часто встречаемый. В таком письме отправитель просит предоставить ему какие-то сведения, а не документы или их части. Это может быть информация относительно:

  • Стоимости товаров и услуг.
  • Технических характеристик предлагаемой продукции.
  • Условий участия в мероприятиях и пр.

В таком письме следует максимально подробно изложить сведения о каком продукте интересуют отправителя.

Если это товар, необходимо обозначить его наименование, артикул, модель, марку, дату производства и пр. Не обязательно, все указанные пункты должны быть известны отправителю, но имеющиеся сведения нужно указать максимально.

Запрос о подтверждении информации

Письмом с просьбой подтвердить информацию, отправитель, как правило, просит предоставить ему сведения, выписки из официальных документов.

Например, Посольство делает запрос по месту работы заявителя с просьбой подтвердить размер заработной платы для предоставления визы. При этом четкое указание на вид документа, из которого будет предоставляться информация, отсутствует.

Запрос о предоставлении документов

Если просителю необходимы от адресата какие-то документы, в запросе следует указать их наименование, а не просто обозначить суть вопроса. При условии, что требуется нотариальная или иная заверка копий, этот нюанс следует отдельно оговорить в тексте. Если достаточно подписи руководителя предприятия и печати, данный факт нужно также обозначить.

Запрос в Налоговую Инспекцию

Любой хозяйствующий субъект обязан отчислять налоги в федеральный и местные бюджеты. Это значит, между предприятием и ФНС осуществляется постоянное взаимодействие.

Учитывая, множественные изменения налогового законодательства у субъектов периодически возникает необходимость сделать уточнения относительно нормативов или иной информации. Для реализации составляется запрос в отделение ФНС.

Формируется он, как правило, от лица главного бухгалтера или руководителя структуры.

Запрос в банк

Необходимость сделать запрос в банк может возникнуть у любого юридического и физического лица, а также государственного учреждения. Следует учитывать, что банк без судебного решения предоставит лишь малый объем информации о клиентах. Поэтому запросы чаще касаются информации о банковских продуктах.

Ответ на запрос предоставляется традиционно по правилам делового этикета в течение 2-х недель. Если адресату необходимо делать отдельные запросы для получения нужной информации, срок автоматически увеличивается.

Для ряда структур сроки предоставления ответов определены на законодательном уровне.

Заключение

Единой формы запросов о предоставлении информации не существует. Пишутся они произвольно с соблюдением правил делового этикета.

Задайте ваш вопрос онлайн!! Получите бесплатную помощь практикующего юриста в течение 10 минут

Прошу предоставить закрывающие документы

Письмо о необходимсти представить закрывающие документы

Письмо-запрос – особая форма делового послания, которое составляется в тех случаях, когда одна заинтересованная сторона желает получить от второй стороны какую-либо информацию. Составляться запрос может по самым разным поводам, с целью получения:

  • прайс-листов,
  • документов,
  • сведений о товарах и услугах,
  • скидках и акциях,
  • сроках поставки или оплаты и другой информации.

Письма-запросы могут являться началом долгого плодотворного сотрудничества, а также, в случае уже налаженных деловых связей хорошим методом воздействия на партнеров при их слишком медленной или недостаточно эффективной работе.

Письмо-запрос несколько похож на письмо-просьбу, но их основное различие в том, что запрос имеет более официальный и строгий характер и может касаться только тех аспектов, которые имеют прямое отношение к функциональной деятельности фирмы.

Кто составляет письмо-запрос

Письмо должно быть написано от лица организации, при этом автором послания может выступать любой сотрудник компании, являющийся специалистом именно в той области, по которой направляется запрос. Главное условие: он обязан действовать исключительно в интересах работодателя.

Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством (во избежание дальнейших споров, конфликтов и недоразумений).

Письма с пометкой «лично в руки» составляются, как правило, непосредственно директором организации на имя руководителя адресата аналогичного уровня. В этом случае они не должны вскрываться никем кроме самого получателя.

Кому адресовать

Письмо-запрос может быть адресован какому-то конкретному человеку, например директору компании-партнера, менеджеру какого-либо подразделения, специалисту в какой-либо отрасли и т.д.

В этом случае при обращении нужно использовать эпитет «Уважаемый» и имя-отчество сотрудника.

Такая форма обращения значительно повышает шансы на то, что запрос будет рассмотрен в ближайшее время и также оперативно на него будет составлен ответ (причем от имени человека, которому адресовалось послание).

Запрос может быть предназначен и для группы лиц без точного указания работника (например, «в юридический отдел», «в отдел бухгалтерии» и т.п.).

В этом случае ответ на запрос может быть составлен от лица любого сотрудника подразделения, в которое пришло письмо.

Как составить письмо-запрос

Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде. Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства.

  1. Первым делом в нем следует указать адресата, т.е. наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО).
  2. Затем следует основная часть, которая касается самого запроса. Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).

Если запрос касается сразу нескольких тем, то его следует разбить на пункты или разделы. При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.

  • Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания.
  • При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма. Кроме того, к запросу могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, обосновывающие его, при этом сведения о них необходимо также включить в основную часть послания.
  • Письмо обязательно должно быть подписано с указанием должности и ФИО составителя, а также проштамповано (при условии, что организация использует штампы и печати для удостоверения документации).
  • Как оформить и отправить письмо-запрос

    Письмо можно написать как на обычном листе А 4 формата, так и на фирменном бланке организации (фирменный бланк предпочтительнее, поскольку в этом случае не нужно вручную набивать реквизиты отправителя, да и само послание выглядит солиднее). Оформить его можно в двух видах:

    1. Первый способ — рукописный. Он не очень удобный и устаревший, к тому же подобные письма наиболее целесообразно отправлять через обычную Почту России, что существенно замедляет процесс.
    2. Второй способ — напечатать письмо. Он более быстрый и современный, позволяющий мгновенно доставить послание до второй стороны через электронную почту или другие средства связи.

    Составляется письмо в единственном экземпляре и визируется в журнале исходящей информации, для чего ему при составлении присваивается номер (в соответствии с внутренним документооборотом фирмы), а также в обязательном порядке указывается дата.

    Сроки ответа на письмо-запрос

    Письмо-запрос подразумевает то, что на него должен быть ответ. Правила хорошего тона и деловой этики требуют от получателя отвечать на подобного рода послания строго по сути запроса, однако это не гарантирует того, что данная норма будет выполнена, поскольку закон никоим образом не регламентирует деловую переписку.

    Письмо-запрос о предоставлении информации

    Как и другая исходящая документация, пишется на официальном бланке или же с обязательным указанием всех реквизитов отправителя. Текст формируется по такой схеме:

    • разъяснение мотива письменного обращения;
    • ссылка на нормативную базу (если есть необходимость);
    • суть обращения;
    • конкретная просьба (что требуется от получателя запроса);
    • стандартные реквизиты окончания делового документа (дата, подпись с расшифровкой, при необходимости – печать);
    • регистрация в качестве исходящей документации.

    ООО «Преодоление» Россия, г. Владивосток, ул. Адмирала Фокина, 46 Тел. (423) 777-38-90, факс (3423) 777-38-91 Генеральному директору ООО «Настурция»

    А.Р. Леонтовичу

    25.10.2016 года, исх. № 78

    Об ассортименте и ценах на расходные материалы

    Уважаемая Анна Ростиславовна!

    Благодарим Вас за коммерческое предложение от Вашей фирмы, полученное нами 20 мая 2016 года (входящий № 78) .

    Мы заинтересованы в приобретении расходных материалов, предоставляемых ООО «Настурция», в связи с чем нам необходима более подробная информация о ценах и ассортименте.

    Недостающие документы

    Письмо о необходимсти представить закрывающие документы

    Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения. Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон. Напишите буквально одну вводную фразу, например:

    • «на основании наших предварительных договорённостей»;
    • «в целях предотвращения возможных спорных вопросов»;
    • «в соответствии с заключенным договором»;
    • «для заключения договора».

    Если понадобится, можно ссылаться на акты законодательства. Например, если закон требует, чтобы перед заключением договора вы ознакомились с какими-либо бумагами, в письме можно написать: «В соответствии со статьей Федерального закона от 24.07.2012 № 397-ФЗ…».

    Переходить к сути без предварительных объяснений вы можете только в тех случаях, когда причина запроса очевидна (например, если вы пишете по образцу письмо-запрос коммерческого предложения).

    А вот если повод для обращения нестандартный, следует описать ситуацию и изложить ваши мотивы подробно, чтобы у получателя не осталось вопросов.

    В содержательной части нужно сформулировать (по возможности – лаконично) одно конкретное требование. Нежелательно в одном и том же послании просить и разъяснений по нескольким тематикам.

    Впрочем, это опционально – если вы будете составлять письмо по каждому маленькому вопросу (которых штук 5-10 в общей сложности), это приведёт только к излишнему формализму. Адресат тоже не очень обрадуется, подвергнувшись такой «бумажной» бомбардировке.

    Начинают содержательную часть со стандартных вводных конструкций:

    • «просим сообщить о…»;
    • «будем крайне признательны, если Вы…»;
    • «просим выслать…».

    Письмо-запрос всегда требует письма-ответа. Если вопрос срочный и не терпит отлагательств – тактично упомяните, что хотели бы получить ответ как можно быстрее. С этой целью можно использовать следующие фразы:

    • «просим ответить по возможности скорее»;
    • «настоятельно просим ответить в пятидневный срок»;
    • «просим дать ответ в двухнедельный срок»;
    • «с нетерпением ждём Вашего письма»;
    • «прошу прислать документы при первой возможности по электронной почте».

    В большинстве случаев послание-запрос получается очень коротким. Не нужно растекаться мыслью по древу и высказывать свои соображения по теме и не по теме.

    Ниже представлены примеры самых распространённых запросов.

    Письмо-запрос о предоставлении документов

    Официальный документ требует указания реквизитов или отправления на фирменном бланке. Структура письма, запрашивающего документы, немногим отличается от других писем-запросов:

    • «шапка» (реквизиты отправителя, должность и ФИО получателя);
    • дата, исходящий номер;
    • название запроса, отражающее характер просьбы;
    • личное обращение (кроме запросов в госорганы);
    • суть просьбы;
    • вежливая фраза про сотрудничество и благодарность;
    • завершение документа (подпись, печать).

    ФАЙЛЫСкачать пример письма-запроса о предоставлении документов .doc

    ООО «Персефона»г. Солнечногорск Московской области, ул.Почтовая, 19Тел. (49626) 722-34-18, факс (49626) 722-34-20ИНН 2192847361, КПП 50010007Директору АКБ «Финресурс»

    А.П. Реутову

    10.02.2016 года, исх. № 12

    Запрос на предоставление копий документов

    Уважаемый Анатолий Петрович!

    Для восстановления безнадежно испорченной вследствие затопления офиса документации просим Вас в ближайшее время направить нам копии находящихся у Вас расчетных документов о поступлениях и списаниях финансовых средств, а также банковских выписок по счету ООО «Персефона» за 2016 год. Напоминаем номер расчетного счета нашей организации: 40195637000057395001.

    Главный бухгалтер ООО «Персефона» /Клубниченко/ Р.В. Клубниченко

    Письмо-запрос в налоговую

    Составляется бухгалтером, если ему необходима трактовка какого-либо положения Налогового Кодекса РФ или определенна информация, которой владеют налоговые органы. Письменное обращение предусматривает обязательное изложение сведений об отправителе – организации или физлице. Для конкретного человека это будет ФИО и полный адрес, а для юрлица нужно указать:

    • название;
    • ИНН;
    • адрес;
    • ФИО и подпись руководителя;
    • печать (если применяется организацией).

    Желательно использование фирменного бланка.

    ФАЙЛЫСкачать пример письма-запроса в налоговую .doc

    ООО «Затура»г. Москва, 123678, ул. Свободы, 51, оф. 16Тел. (495) 222-67-10, факс (495) 222-67-11ИНН 6173849076В инспекцию Федеральной налоговой службы РФ

    №1 по г. Москве

    Исх. № 157 от 4 мая 2017 года

    Запрос о счетах должника

    По причине того, что по исполнительному листу АС № 000143567 от 03.05.2017 ООО «Затура» признается взыскателем, согласно ч. 8 и 9 ст. 69 ФЗ № 229 от 02 октября 2007 года «об исполнительном производстве» просим предоставить информацию о должнике, указанном в данном исполнительном листе. Требуются следующие данные:

    • наименование и адреса банков и других кредитных организаций, где должник открыл расчетные счета;
    • номера расчетных счетов, открытых должником.

    К запросу прилагается копия исполнительного листа АС № 000143567.

    Генеральный директор ООО «Затура» /Овчаренко/ Л.И.Овчаренко

    Письмо-запрос в банк

    Письма в банк помогают в решении многих спорных вопросов и прояснении необходимой информации. Обязательные к соблюдению формальности:

    • правильное указание реквизитов автора письма;
    • ясное изложение проблемы;
    • по возможности, ссылки на документальные или законодательные подтверждения своих слов;
    • по Интернету запрос в банк стоит отправлять только при наличии электронной подписи, в других ситуациях предпочтительнее бумажный вариант с собственноручной визой.

    ФАЙЛЫСкачать пример письма-запроса в банк .doc

    В АКБ «Мосбанк»123790 г. Москва, ул. Высокая, 78от Линчевского Дмитрия Яковлевича,проживающего по адресу:123908, г.Москва, ул.Октябрьская,д. 90, кв. 213,тел. 222-66-88

    e-mail: lynch@mail.ru

    О реструктуризации задолженности

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.