+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

В занимаемой должности работает по настоящее время

Содержание

Образец записи

В занимаемой должности работает по настоящее время

Трудовая книжка — особый документ, который заводится на каждого работника для того, чтобы вносить основные сведения о стаже и причинах увольнения. Вести ее должен работник отдела кадров или лицо, его заменяющее.

Нередко трудовая книжка предъявляется в различные организации, например, в банки, где требуется запись «работает по настоящее время». Расскажем, как сделать такую запись.

Для чего вносится

Для начала разберемся с вопросом о том, зачем такая запись вносится в трудовую книжку. Важно, что в оригинал документа ее не вписывают, а вот при заверении копии, если гражданин трудится в этот момент официально, это делается всегда.

Основные причины внесения записи в копию трудовой:

  • получение ссуды в МФО;
  • получение кредита в банке;
  • для Пенсионного фонда.

Для этого понадобится заверить трудовую книжку. Сделать это человеку неработающему просто, а тому, кто в настоящий момент трудится, — нет. Дело в том, что отдел кадров бережно хранит документ и не допускает его выдачи, если работник трудится на предприятии. Даже письменное заявление не спасет ситуацию.

Процедура заверения трудовой книжки особая. При этом должна ставиться запись «работает по настоящее время».

Как правильно сделать запись и ее образец

Итак, данную запись можно сделать только в случае, если гражданин действительно трудится официально. При этом необходимо сделать копию документа, ведь выдать трудовую книжку работодатель не сможет.

Копию выполняют на выбор любым из двух способов:

  • вручную;
  • через копировальный аппарат.

Второй способ гораздо предпочтительнее. Прогресс сегодня дошел даже до глубинки, поэтому копирование вручную почти не применяется.

Для того, чтобы в отделе кадров заверили копию и внесли соответствующую запись, понадобится сначала снять качественные копии всех страниц трудовой книжки работника.

На каждой странице вручную ставится запись «копия верна», иногда эти два слова заменяются одним — «верно». Данная запись может быть проставлена в виде штампа, что не запрещено законодательно.

Также вписывается должность ответственного за копирование и заверение сотрудника, фамилия, имя отчество полностью и подпись. Там же обязательно ставится печать. Внизу вносится дата, которая соответствует дню заверения.

Важная деталь: если в организации есть внутренняя печать отдела кадров, достаточно поставить ее на каждом листе.

Как только на каждом листе будут проставлены подписи и печати организации, в которой трудится сотрудник, все страницы по порядку сшиваются. Эта процедура обязательна, ведь сама книжка также сшита в определенном порядке.

Не нужно делать копии и заверять те страницы, на которой не содержится информация. Титульная страница заверяется в обязательном порядке.

Прошив листы, они проверяются и пронумеровываются. Теперь можно заверить всю стопку. Для этого печать ставится в месте, где документ был прошит, ставится подпись и дата.

И только теперь можно внести запись «работает по настоящее время». Она вносится только в копию от руки и не вписывается в оригинал трудовой книжки. Желательно указать, в какой должности.

Запись производится в следующую пустую строку таким образом:

  • ставится порядковый номер;
  • дата внесения;
  • внизу указывается должность, фамилия и инициалы ответственного сотрудника;
  • ставится подпись и печать.

Все слова и подпись должны быть разборчивыми. Не допускаются помарки, исправления, полное скрытие подпись под печатью. Не вписывается в соответствующую графу наименование документа, на основании которого вносится запись. Здесь нужно оставить пустое место.

Ниже представлен образец записи «работает по настоящее время» в трудовой книжке для того, чтобы сотрудник без должного опыта мог быстро сориентироваться в методе заверения документа.

Порядок заверения

Процедура заверения трудовой книжки в целом зависит от того, насколько большой компанией является та, в которой вы работаете.

В некоторых случаях процесс производится в течение нескольких минут непосредственным директором или работодателем. Тем не менее, если организация крупная, работнику потребуется изначально написать заявление с просьбой заверить трудовую книжку.

Спустя несколько дней процедура будет закончена, когда сотрудник отдела кадров выдаст получателю копию. Проверьте, все ли сделано правильно.

Совсем другая ситуация касается граждан, которые вышли на пенсию или временно сидят без работы. Заверить свою трудовую они могут двумя способми:

  • обратившись в отдел кадров последнего места трудоустройства;
  • у нотариуса.

Второй вариант предусматривает оказание услуг за определенную плату. Нотариус самостоятельно снимет копии, проставит даты и необходимые подписи. Этот способ считается наиболее предпочтительным.

Еще один вариант — обратиться в бухгалтерию или отдел кадров той компании, где вы недавно работали. Там также смогут заверить копию трудовой книжки, если возможность сделать это у нотариуса отсутствует.

Обращаем внимание на то, что ни в одном из этих случаев запись «работает по настоящее время» не может быть внесена. Более того, при обращении на последнее место работы в копию книжки будет внесена пометка о том, по какой причине гражданин более не работает.

С момента обращения в бухгалтерию, отдел кадров или непосредственному руководителю должно пройти не более трех рабочих дней, прежде чем копия трудовой книжки со всеми записями и печатями окажется на руках у работника. Эти сроки определены законом.

В большинстве случаев получается выдать документ раньше этого срока. Важно также знать, каков срок действия копии для предъявления ее по месту требования.

Заверенная копия будет действительна ровно месяц с момента оформления. Она полностью теряет силу в некоторых случаях:

  • при увольнении сотрудника;
  • при смене должности.

Если в банке с вас требуют не копию книжки, а выписку, это значит, что необходимо заверить только интересующие банковского работника листы документа. Как правило, это последняя страница.

Выход в декрет, ежегодный отпуск не является причиной отказа в заверении копии. Процедура ничем не отличается от описанной выше.

Если сотрудник отдела кадров делает копию для предоставления в Пенсионный Фонд РФ, следует заверить все страницы, включая пустующие.

Особенности для ИП

Индивидуальный предприниматель также может нанимать работников. Делается это по трудовому договору, в связи с чем сам предприниматель имеет право заполнять и заверять трудовые книжки своих сотрудников.

Другое дело — сам предприниматель. Согласно закону, он не может вступить в трудовые отношения с самим собой. Стаж предпринимательской деятельности фиксируется в Пенсионном фонде согласно дате регистрации и сроке оплаты пенсионных и прочих взносов.

При оформлении документов рекомендуется указывать, что вы являетесь индивидуальным предпринимателем. Предоставить заверенную копию трудовой книжки вы не сможете, поскольку это прямо противоречит закону.

по теме:

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке, что сотрудник работает по настоящее время

В занимаемой должности работает по настоящее время

Как правило, при заверке копии трудовой необходимо записать «работает по настоящее время». Это необходимо для того, чтобы, например, оформить ссуду или кредит. Для этого нужно знать, как правильно сделать запись в трудовой книжке «работает по настоящее время». В таком случае работники банка обязаны принять данную копию.

Запись «работает по настоящее время» при заверке копии трудовой

Если человек временно не работает, копию его трудовой книжки, которая находится в это время при нем, можно заверить, обратившись к нотариусу. Он без труда оформит все как надо.

Но если владелец трудовой где-то работает, и его книжка лежит в это время в отделе кадров, ее выдача даже в случае оформления письменного заявления запрещена. Получить можно лишь копию, где и ставится запись «работает по настоящее время».

Заверить ее можно у работодателя. Срок выдачи копии после заявления не должен превышать трех дней.

Запись «работает по настоящее время» в трудовой книжке не ставится. Она присутствует только на копии документа. Выполняется копия двумя способами: ручным способом (написать на листе бумаги либо напечатать на компьютере) или при помощи ксерокса – более предпочтительный вариант.

Для начала необходимо сделать следующие записи:

  • копия верна (можно ограничиться словом «верно»)}
  • должность человека, который несет ответственность за трудовые книжки (как правило, один из сотрудников отдела кадров)}
  • подпись того, кто заверяет книжку}
  • полная расшифровка поставленной подписи}
  • дата заверки копии.

Далее необходимо поставить печать организации, достаточно и печати кадровой службы. Затем листы копии нумеруются и сшиваются, после чего они заверяются отдельно печатью предприятия.

И лишь в конце, когда готова копия трудовой книжки, запись «работает по настоящее время» ставится в отдельной графе, где также указывается и дата заверки. Здесь необходимо написать должность и расшифровать подпись.

Процесс заверки книжки при отсутствии работы

Могут возникнуть такие случаи, когда процесс заверки копии трудовой книжки необходим, если человек нигде не работает. Очень часто данная необходимость возникает у пенсионеров. Причем запись в копии трудовой книжки «работает по настоящее время», естественно, не ставится.

Первый шаг – сделать ксерокопию всех страниц оригинала, после чего нужно пойти на последнее место работы и обратиться в бухгалтерию.

Либо бухгалтер, либо кадровик осуществит всю дальнейшую процедуру заверения согласно действующему законодательству. На последней же странице будет указана та причина, по которой сейчас человек не работает.

Бывают случаи, когда у владельца трудовой книжки нет возможности заверить копию этого документа. Тогда он может обратиться за процедурой к нотариусу.

Правила копирования

Правильно заверить копию трудовой книжки нужно следующим образом. Текст оригинала набирают на компьютере, сканируют либо копируют при помощи ксерокса. Дублированию подлежат абсолютно все без исключения страницы, на которых имеются какие-либо записи. Это относится и к первой, то есть титульной, странице.

Согласно правилам, каждая продублированная страница содержит фразу «Копия верна», а также печать последней организации, где человек работал. В ином случае достаточно и печати нотариуса. Таким образом, о том, как правильно написать в трудовой книжке «работает по настоящее время», не нужно беспокоиться. Вся процедура у нотариуса, как правило, занимает не более часа.

Срок действия заверенной копии трудовой книжки

Все документы имеют определенный срок действия. Не являются исключением и копии трудовых книжек. Нужно помнить тот факт, что заверенная копия книжки действует на протяжении месяца после того, как ее оформили.

После этого она теряет свою актуальность.

В редких случаях банки отказывают в выдаче своему клиенту кредита на очень большую сумму, даже если срок действия заверенной копии не истек, но с момента ее заверения прошло больше недели.

Кстати, если человек решил сменить работу, то копия автоматически теряет свою силу. Таким образом, уже на новом месте специалист отдела кадров обязан знать, как написать в трудовой книжке «работает по настоящее время». Также копию нужно делать и заверять заново, если сотрудник уволился.

Важный момент

Иногда возникает путаница между двумя понятиями: выпиской и копией книжки. Выпиской называют копию только первой и необходимой работнику страниц.

Поэтому она не может действовать так, как заверенная вся копия трудовой книжки, поскольку она не дает полного представления о документе.

Правда, выписка тоже должна быть оформлена согласно закону и правильно заверена, иначе она не будет иметь юридической силы.

Как заверить трудовую книжку: образец и запись о работе по настоящее время

В занимаемой должности работает по настоящее время

В настоящее время при обращении в банковские организации для оформления ипотеки или большой суммы денежных средств либо в службы социальной поддержки населения для получения субсидий, выплат, либо для получения заграничного паспорта или льгот в каких-либо инстанциях с нас требуют трудовую книжку. Однако, согласно законодательству Российской Федерации, руководитель организации не имеет право ее выдавать.

Тогда и возникает вопрос: что делать в данном случае?

Для таких ситуаций предусмотрена выдача копии трудовой книжки, заверенная работодателем. Рассмотрим все пробелы, нюансы и «подводные камни».

Что такое заверенная копия и для чего она нужна?

Всем известно, что при оформлении на работу, работодатель забирает у Вас трудовую для хранения, так как вы работаете у него, выполняете функции в соответствии со своей специализацией.

Такие меры необходимы в основном для хранения документов, поскольку в случае утери могут возникнуть большие сложности при восстановлении записей. Другой случай, если работник нигде не работает и этот документ хранится у него, таким образом проблема с заверением сама собой устраняется.

Вашим вопросом может заняться директор предприятия либо кадровик. Как правило, отказов в помощи не бывает, если это не касается серьёзных случаев, на которые может ссылаться работодатель. Но это случается редко. Работодатель не в праве отказывать работнику в выдаче копии этого документа. Если всё-таки это произошло, то в копии трудовой фиксируется причина отказа.

Самым первым этапом будет написание заявления на предприятие о выдачи копии трудовой. Такая практика происходит в больших компаниях, холдингах, в мелких организациях достаточно оповещения руководителя.

Если для заявления не предусмотрен специальный образец соответственно правилам внутреннего трудового распорядка, то достаточно написать заявление в произвольной форме на имя директора предприятия.

Кто вправе заверить трудовую?

Закон предусматривает ответственных лиц за хранение и имеющих право заверять копии документов. Как правило, это специалист отдела кадров и руководитель организации.

Когда дело касается выдачи копии самому генеральному директору, здесь за дело берётся директор (или, другими словами, руководитель организации), либо, как вариант, один из учредителей компании. В мелких организациях всеми такими вопросами занимается бухгалтер предприятия, полностью замещает кадровика и выполняет все его функции.

Правила заверения трудовой книжки

Определенный порядок заверения.

Существует определённые правила по заверению копии книжки:

  1. Фраза «копия верна» действительна, если написана вручную либо проставлена печать;
  2. ФИО прописывается полностью;
  3. Рядом с фразой «копия верна» ставится печать организации и полные ФИО специалиста, заполняющего документ;
  4. На каждом листе должна быть прописана фраза «копия верна»;
  5. Копируются все страницы книжки, даже лицевая сторона;
  6. Печать предприятия ставится на подпись ответственного специалиста и на откопированный лист.

В самом конце трудовой книжки специалист отдела кадров ставит запись о занятости сотрудника по настоящее время либо о его отсутствии, либо об изменении должности.

После получения работником всех необходимых бумаг и ознакомления с ними, в случае согласия, проставляется им подпись в конце копии книжки.

Далее ставится точная дата заверения документа, фамилия, имя, отчество ответственного сотрудника, а также подпись. Нумеруются все листы, прошиваются нитками.

На тыльной стороне документа на нитки приклеивается листочек бумаги в виде прямоугольника, где проставляется количество страниц, точные день, месяц и год заверения и надпись «прошито». В конце данной процедуры ставится штамп организации.

Как же быть с вкладышем?

Вкладыш заверяется в том же порядке.

В случае, когда записи в трудовую книжку вносить уже некуда, делается вкладыш, заполняемый в соответствии со стандартами. Существует определённый образец по установленным нормам и правилам.

Вкладыш будет считаться действительным, если вшит в трудовую книжку в соответствии со стандартами. Количество вкладок не ограничено.

Крепится он наверх лицевой части листа, проставляется серия и номер. Главное, необходимо проставить подпись ответственного лица, вносящего запись на вкладыш первый раз, и печать организации.

Поэтому при последующем обращении за копией трудовой, процедура оформления документа с вкладышем или без него, совершенно ничем не отличается.

Делается копия всех листов трудовой (в том числе вкладышей) и заверяется также, как другие страницы.

Что нельзя делать с копией трудовой

  1. Менять числа, даты или вносить какие-либо другие изменения, отличающие от оригинала;
  2. Масштабирование должно остаться неизменным;
  3. Качество изображения должно быть отличное (четкие цифры и буквы);
  4. При внесении изменений в оригинал документа во время изготовления копии, копия книжки будет считаться недействительной.

Запись «работает по настоящее время»

О текущей занятости работника в организации внесение записей производится только в соответствии с законами Российской Федерации. Обычно, специалисты вносят записи по своему усмотрению, однако, данные изменения не всегда правильны и верны.

Примеры:

  • наиболее правильный вариант – занимает должность в организации специалиста по работе с корпоративными клиентами по настоящее время;
  • другой образец записи – работает по настоящее время.

Так как же заверить копию трудовой книжки будет правильнее? Для кредитных организаций или Пенсионного Фонда Российской Федерации любой из двух выбранных вариантов будет верным.

Образец заверенной копии трудовой.

Срок выдачи и действия копии трудовой книжки

Некоторые причины, по которым нужна копия книжки.

Подаётся заявление на предоставление копии трудовой книжки специалисту отдела кадров или руководителю. В соответствии с законодательством ответ предоставляется в течении трёх рабочих дней.

Сроки действия заверенной трудовой книжки могут быть различными. По усмотрению предприятия либо специфики запросов той или иной организации, государственного органа, которые требуют данный документ, сроки варьируются от четырнадцати до тридцати календарных дней.

Все сведения о трудовой деятельности человека за весь период жизни занесенны именно в трудовую книжку. Выдавать оригинал документа работнику директор предприятия или кадровик организации не имеет права пока тот трудоустроен в организации.

Фактически заверенная копия трудовой книжки является практически оригиналом документа.

Самые частые ситуации, когда данный документ необходим:

  1. Опекунство;
  2. Получение кредита в банке;
  3. Получение субсидий или льгот;
  4. Оформление пенсии;
  5. Процедура оформления загранпаспорта.

Есть такой случай, как совместительство по работе, при таком варианте директор предприятия может потребовать трудовую книжку для ознакомления и подтверждения стажа работника. Правда, не все специальности допустимы к совмещению.

Из этого видео вы узнаете, какие документы должен выдать работодатель безвозмездно.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Работает по настоящее время: трудовая книжка образец

В занимаемой должности работает по настоящее время

Важный документ, подтверждающий профессиональную деятельность человека – трудовая книжка. По существующему законодательству она заводится работодателем при первичном обращении и трудоустройстве на предприятие, и до увольнения хранится в отделе по персоналу.

Именно этот документ совместно со СНИЛС является основанием для начисления пенсионных выплат государством при достижении определённого возраста.

Как оформляется с надписью «Работает по настоящее время» трудовая книжка образец будет рассмотрен более подробно в этой статье.

Особенности и функции

Важность трудовой в том, что она подтверждает статус человека – работающий он или нет официально в конкретный момент времени, а значит – имеет ли гарантированный заработок или нет.

Именно этот показатель является определяющим при оформлении банковских займов или пособий в службе соцзащиты, приобретения дорогостоящих товаров в кредит или пенсий.

Справку о зарплате при желании всегда можно подделать, поэтому многие банки требуют дополнительно предоставить копию трудовой книги, подтверждающей справку 2 НДФЛ и правильно заверенную. Право на получение копии документа регламентировано ст. 84 и ст.89 ТК РФ.

Как правило, если гражданин работает официально, то документ, подтверждающий его трудоустройство, находится у работодателя. Копия выдаётся согласно ст. 62 ТК РФ бесплатно, и работодатель не обязан знать, для чего нужен этот документ (ст. 89 ТК РФ).

За отказ в оформлении или нарушении ТК должностные лица несут ответственность по ст.90 ТК РФ, вплоть до уголовной. В случае неофициального трудоустройства трудкнижка находится на руках у владельца. Существуют строгие Правила оформления копии трудовой.

Рассмотрим, как оформляется с надписью «Работает по настоящее время» образец трудовой книжки.

Варианты оформления документа отличаются и зависят от того работает человек или нет.

Если не работает

При необходимости получения пособия, пенсии или инвалидности не работающий человек с трудовой на руках должен сделать ксерокопию страниц и обратиться для заверения к нотариусу.

В организации, куда будет предоставлена копия, следует уточнить, требуются все страницы или только первая и последняя.

Причина уточнения в том, что если необходимо знать полностью все этапы трудоустройства и увольнений, то нужны все страницы, если же только удостовериться о статусе на конкретный момент – то достаточно первой и последней страницы.

Копия оформляется только на одной стороне листа, о чём свидетельствует Указ ПВС № 9779-Х. Нотариус должен скрепить все листы, прошить их и поставить штамп, что копия верна, указать свои реквизиты и личную подпись. Услуга эта платная, поэтому уточните её стоимость.

Если работает

В зависимости от масштаба предприятия действия по получению копии трудовой книжки будут несколько отличаться. Если гражданин работает в небольшой коммерческой фирме, то достаточно устно обратиться к руководителю или главбуху и попросить выдать копию документа согласно Кодексу о Труде ст. 62, объяснив обязательно причину.

В крупных компаниях нередко основное производство или отделы расположены в разных помещениях далеко друг от друга. Заявление пишется в произвольной форме на листе А4 (в некоторых организациях могут использоваться специальные бланки). В правом углу как обычно наименование предприятия и руководителя предприятия.

Затем указывается от кого, то есть сведения о себе и свой контактный телефон.

Далее документ оформляется, как обычное заявление с указанием причины. Желательно к заявлению приобщить ксерокопию справки или требования, подтверждающего, что вам действительно нужна копия книжки. Визирование документа обязательно. Затем он передаётся в отдел кадров.

Вопрос решается в течение двух-трёх дней.

Как выглядит с надписью «Работает по настоящее время» образец  трудовой книжки?

После подписания заявления руководством, менеджер по кадрам снимает ксерокопию каждой страницы согласно Указу ПВС № 9779-Х, проставляет на ней печать организации, дату и свою фамилию, инициалы и подпись.

На последней странице как раз и ставится заветная фраза «Работает по настоящее время», а затем печать и подпись ответственного лица. Кроме того обязательно наличие печати, что копия верна с подписью того же работника отдела кадров. Вот несколько вариантов, как может выглядеть последняя страница трудовой.

В зависимости от оснащения предприятия оргтехникой документ может быть заполнен на компьютере или вручную.

Важно! Копию документа заверяет только руководитель фирмы, работник или менеджер по кадрам, или в редких случаях главбух (при условии отсутствия отдела кадров).

Нюансы получения копии

Существуют некоторые отклонения в получении копии документа для различных должностей и неработающего персонала:

  • для руководителя компании, входящей в корпорацию – заверяет отдел по персоналу вышестоящего подразделения, то есть сотрудник главного офиса;
  • если женщина находится в декрете – документ оформляется работником отдела кадров или руководителем, то есть все правила аналогичны, как для обычного персонала;
  • для пенсионного фонда – копия трудовой делается обязательно всех страниц, ставятся необходимые печати и все листы прошиваются между собой белыми нитками.

Фраза, что сотрудник «Работает по настоящее время» указывается последней странице. Желательно написать и в какой должности. В случае перевода на другую должность необходимо сделать запись в трудовой с указанием Приказа, на основании которого был осуществлён перевод. Как это выглядит можно увидеть на картинке.

На последнее странице дополнительно ставится подпись работника и дата получения документа при условии правильного оформления и согласия. В случае увольнения трудовая книга оказывается на руках у работника, поэтому её копию можно сделать только через нотариуса.

Срок утверждения заявления – 3 дня, а оформления копии – одна неделя. Эти периоды прописаны в специальных внутренних инструкциях. Выданная копия действительна только в течение месяца с даты, когда сам работник её подписал, поэтому следует учитывать этот момент.

Если нужна полная копия документа

Копия должна иметь эстетичный вид и сохранность всех листов. Для этого проводят её сшивание по правой стороне. Через три-четыре отверстия выводятся хвосты на нижнюю сторону, не обрезая их. Заклеивают хвосты полоской бумаги, на которой ставится печать с указанием даты, перекрывающая основной лист и наклеенную полоску.

При оформлении документов недопустимо:

  • сканирование;
  • изменять масштаб страниц;
  • делать пометки и исправления (если вносятся изменения на странице, то они должны быть заверены руководством компании);
  • наличие нечёткого изображения с грязью и помарками;
  • для ПФ действительна месяц;
  • копия должна полностью соответствовать оригиналу, с момента внесения изменений в основной документ, копия перестаёт быть действительной.

Как правило, срок действия копии законом не регламентирован. Однако банки ограничиваются двумя неделями, а Пенсионный фонд – одним месяцем.

Если срок оказался по уважительным причинам пропущен, то гражданин имеет право заказать новый документ или заверить старый, выданный на руки, новой печатью и ответственным лицом.

Чаще всего проблемы возникают с банками, так как кредитные учреждения хотят получить гарантию возврата денег и минимизировать риски.

Электронная трудовая книжка – что это такое?

Прежде всего, это будет удобная база данных для предоставления основных сведений. В основе функционирования – удобный интерфейс и быстрый поиск нужного работника.

Возможность получения важной информации специалистами Пенсионного Фонда и социальных служб.

При первичном трудоустройстве человека вносят в базу, а следующие работодатели вносят только свои коррективы, прибавляя новую должность и меняя место работы сотрудника.

Электронная трудовая книжка: плюсы и минусы документа

Вопрос о переходе с бумажных трудовых книжек на электронный вариант муссируется уже много лет, и в начале 2017 года был создан законопроект на такие изменения.

Мгновенно перейти на новый формат книжки не получится, поэтому планируется к концу года разработать нормативные документы. Сегодня пока не принято единогласного решения, будет ли постепенный переход с одного вида на другой, или правомочными останутся оба варианта.

Мнения разделились и к консенсусу пока не пришли. У электронного формата есть ряд преимуществ:

  • документ будет легко восстанавливаемым;
  • считается, что при современных технологиях и степени защиты потерять его невозможно;
  • электронный формат документа позволит контролировать выплаты в Пенсионный Фонд;
  • упрощение системы документооборота и систематизации всех показателей.

Преимуществом электронного формата будет и тот факт, что информация будет доступна руководству компаний и менеджерам по персоналу, банкам и другим организациям, куда часто приходится предоставлять копии этого документа.

О минусах пока спорят, но следует подумать о способах резервного копирования данных на случай DDOS – атак или взлома серверов.

Но однозначно можно сделать вывод, что доступ и работа с такой базой данных будет значительно удобнее, и исключается человеческий фактор.

Вывод

Требования к документообороту постоянно изменяются. Несколько интернет порталов уже взвалили на себя огромное количество функций, к  примеру, Госуслуги и многие другие онлайн сервисы. За ними будущее, а пока необходимо чётко следовать букве закона и пользоваться бумажным вариантом документов.

Как правильно писать работает по настоящее время

В занимаемой должности работает по настоящее время

В соответствии с требованиями 62-й ст. Кодекса о труде и 7-м пунктом правительственных Правил, утв. 225-м Пост., работодатель обязан по заявлению работника выдать ему копию трудовой книжки.

Право работника на получение копии также предусмотрено 84.1-й и 89-й статьями Кодекса. Она должна быть выдана бесплатно и в трехдневный срок. Копию нужно отличать от дубликата, правила выдачи которого регламентируются Инструкцией, утв. 69-м Постановлением Минтруда.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

Главное различие в том, что дубликат выдается взамен первоначальной книжки, например, в случае ее утери (см. тут), копия же не заменяет оригинала и действительна только при его наличии.

Заверенная копия трудовой книжки с формулировкой «работает в настоящее время»

Такую запись вносит работодатель при оформлении копии документа. Если человек не работает, она естественно внесена быть не может, а сама копия свидетельствуется согласно законодательству о нотариате нотариусом.

В оригинале или в дубликате запись «работает в настоящее время» тоже никогда не проставляется. После изготовления копий страниц трудовой книжки и их заверения, она вносится сотрудником отдела кадров на последнюю страницу с указанием даты записи. Именно так и только так ее можно написать.

Как заверить трудовую книжку работает по настоящее время — образец:

Правила заверения копии трудовой книжки работодателем

Перед тем как заверять, копии страниц нужно изготовить. В принципе, это можно сделать и от руки, но сегодня все используют копировальное оборудование. При этом двусторонняя копия недопустима и информация должна содержаться только на одной стороне листа.

Совершается процедура согласно Указу ПВС № 9779-X в ред. 2003 г. и унифицированным Правилам, утвержденным 65-м Пост. Госстандарта.

Верность каждого листа свидетельствуется подписью уполномоченного сотрудника и печатью организации (1-й п. Указа). Из 3.26-го пункта Правил следует, что на каждой странице проставляется надпись должностного лица «Верно» и его личная подпись с расшифровкой и указанием должности и числа, например: «Верно. Старший инспектор отдела кадров Н. Т. Иванова. Дата».

2-й пункт 3.26-й ст. Правил указывает, что копия может удостоверяться любой печатью по усмотрению организации. Несмотря на то, что это необязательное требование, копии обычно заверяют печатью. Этого, в частности, требуют банки при оформлении кредитов.

Смотрите пример, как правильно заверить копию трудовой книжки — образец:

Пошаговая инструкция для работодателя: как оформить?

Копия выдается по просьбе работника работодателем в трехдневный срок (62-я ст. Трудового Кодекса). Работодатель не вправе требовать за это вознаграждение и интересоваться зачем понадобилась копия. Право на доступ гражданина к своим персональным данным предусмотрено 89-й ст. ТК, за его нарушение 90-й ст. предусмотрена ответственность для должностных лиц, вплоть до уголовной.

Порядок заверения и изготовления копии следующий:

  • Работник составляет письменное обращение к работодателю, которое выглядит следующим образом:
  • адресуется руководителю организации (указывается полное наименование фирмы, должность и ФИО руководителя полностью);
  • указываются ФИО и должность работника;
  • обращение именуется «Заявлением»;
  • в содержательную часть включается просьба выдать копию трудовой книжки со ссылкой на 62-ю ст. ТК (при этом работник не обязан указывать причину, а работодатель не вправе ею интересоваться, но, если сотрудник захочет указать, что «копия нужна для предоставления в банк», никто ему помешать не может);
  • заявление подписывается работником собственноручно, указывается дата составления обращения.
  • Руководитель, рассмотрев заявление в срок не позднее 3-х дней, издает приказ о выдаче и назначает ответственного сотрудника (например, инспектора отдела кадров).
  • Уполномоченное лицо бесплатно изготавливает ксерокопии всех страниц трудовой книжки. При этом можно использовать любое копировальное оборудование, но дубликаты должны получаться разборчивыми, любые полосы, подчистки и исправления недопустимы.
  • Копия трудовой книжки заверенная работодателем — образец:

    Срок действия копии

    Законом он не определен и зависит от того, для каких целей предназначается копия. Различные организации могут устанавливать свои сроки. На практике копия требуется для представления в банк, в миграционную службу, с органы социальной защиты, в суд и др.

    В случае выдачи гражданину кредита, цель банка – убедиться в его платежеспособности и «срок годности» может быть сокращен даже до 2-х недель, но, как правило, составляет один месяц. Для предоставления в суд – срок не ограничен.

    Если срок пропущен, для «обновления» копии достаточно будет простого ее удостоверения уполномоченным лицом работодателя с указанием новой даты и проставлением печати организации. Или же, работник всегда сможет обратиться за изготовлением целиком новой копии. Выдать документ бесплатно – обязанность работодателя и никакие ограничения здесь не предусмотрены.

    Особенности заверения для банка

    Один из наиболее частых случаев необходимости копии – для предоставления в кредитное учреждение. Банки мотивируют свои требования надобностью подтвердить платежеспособность гражданина. Как правило, эта информация им требуется перед предоставлением кредита.

    Для банка имеет значение трудовой путь заемщика, непрерывность стажа, должности на которых он трудился и трудится, факты работы в определенных организациях и трудовая занятость в настоящий (на дату выдачи кредита) момент.

    Всю эту информацию уполномоченные сотрудники банков узнают из заверенной копии трудовой. При этом, она составляется по общим правилам, никакие специальные записи, вроде «изготовлена для предоставления в кредитное учреждение т-то», в нее не вносятся.

    Спорить с ними бесполезно, объяснять свои требования, так же как и причины отказа в кредите, они не обязаны.

    Помимо копии трудовой, могут потребовать выписку из трудовой книжки из нее же и копию трудового договора. Это законно, а работодатель обязан все документы предоставить в те же сроки – до трех дней (62-я и 89-я статьи ТК, 7-я ст. Правил).

    Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2020 году – образец записи – Дело

    В занимаемой должности работает по настоящее время

    Необходимость заверения копии трудовой книжки объясняется в первую очередь сроком действия такого документа. В отличие от других документов, срок действия ксерокопии документа о рабочей жизни человека заканчивается в момент внесения следующей записи, которой нет в копии. Запрашиваемая заверенная копия ТК с полным отражением трудовой деятельности необходима в ситуациях:

    • Банки всегда требуют заверенные документы.
    • При утере оригинала, имея на руках заверенную ксерокопию, восстановление данных для выписки дубликата занимает намного меньше времени.
    • Пенсионный Фонд принимает только заверенные копии ТК.
    • Поиск нового места работы при наличии предыдущего. Трудовой Кодекс позволяет на время брать оригинал трудовой, хранящийся по месту работы. Но при написании соответствующего заявления потребуется указать причину. А это не всегда удобно. Поэтому, имея заверенную ксерокопию, ее предоставляют потенциальному работодателю.
    • Необходимость отправки документов в электронном виде. С развитием цифровых технологий такая потребность будет только возрастать.

    Главным законодательным актом является Статья 62 Трудового Кодекса (см. ссылку www.consultant.ru), которая  устанавливает обязанность администрации предприятия правильно изготовить и заверить копию документа о трудовой деятельности сотрудника.

    Период действия копии

    Копия ТК действительна все время действия оригинала. Это правило работает, если ксерокопия хранится у владельца документа. Многие государственные учреждения и коммерческие организации сами устанавливают сроки действия. У банков этот период, как правило, не превышает 30 дней. А судьи не ограничивают время действия заверенных документов.

    Изготовление и заверение

    Для придания копиям юридической силы существует заверительная форма в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 (см. ссылку base.garant.ru ).  Ключевое слово «ВЕРНО» в любом склонении должно быть подтверждено подписью должностного лица с расшифровкой фамилии и проставленными инициалами.

    Важно! Не допускается двухсторонняя печать. Две страницы книжки располагаются на листе формата А4. Количество таких листов соответствует объему данных.

    Особое значение имеет качество печати. Оно должно быть хорошо читаемым, без разводов и лишних знаков. Неизменный масштаб – 100%. Печатание сканированных документов не приветствуется. Если по какой — то причине нет возможности автоматического копирования, то информация из документа печатается вручную и заверяется.

    Для изготовления ксерокопии ТК работающего гражданина после последней записи в следующей строке с указанием даты делается приписка «работает по настоящее время». Номер записи соответственно ставится следующий. Далее должность, фамилия, инициалы заверяющего, печать организации. И основная отметка «копия верна».

    Если страниц несколько, то на каждой странице — «копия верна», подпись, фамилия, печать. Особое внимание уделяется печати. Она ставится таким образом, чтобы, находясь на листе, захватывала скопированный участок страницы книжки. Образец:

    Образец правильно заверенной ксерокопии

    Внимание! Файл запрещено использовать как документ. Он служит для ознакомительных целей

    С 1 июля 2018 года становится обязательным указание места нахождения оригинала документа. То есть перечисление реквизитов предприятия, выдавшего копию документа. Поэтому уместно изготавливать запрошенный документ на фирменном бланке организации.

    Схематично расположение записей выглядит так:

    Схема заверения ТК

    Четыре страницы трудовой тоже помещаются на одном листе. Но ГОСТом предусмотрено на двух. Экономия бумаги в данном случае может сослужить плохую службу, и документ признают недействительным.

    Все листы пронумеровывают, т.к. их количество не совпадет с указанными страницами в скопированном документе. Прошивают нитками с левого края.

    Узелок ниток с обратной стороны заклеивают небольшой полоской бумаги. Ставится печать с захватом полоски, которой заклеен узел из ниток. Указывается прописью количество прошитых листов и подпись исполнителя, уже без расшифровки.

    Оформление выписки из ТК

    Часто необходима выписка из книжки, когда важен определенный рабочий период. Выглядит она как заполненный бланк, разработанный локально. Сотрудник при запросе сам указывает интересующие его промежутки времени. Особенно это актуально в случаях:

    • ´ при совмещении нескольких работ или должностей;
    • ´ для выдачи родственникам в случае смерти работника.

    Выписка из ТК содержит сведения со всех мест занятости. Для оформления такой выписки используется фирменный бланк организации, где содержится следующая информация:

    1. Реквизиты работодателя.
    2. ФИО и дата рождения ходатая выписки.
    3. Образование и специальность.
    4. Место работы, должность и стаж сотрудника.
    5. При наличии – поощрения и награждения работника.

    Заполненный образец выписки из трудовой:

    Образец выписки из ТК

    В конце всех записей — приписка «работает по настоящее время» и дата составления. Подпись сотрудника — исполнителя, его должность, ФИО, печать.

    Если страниц несколько, они, как в случае с ксерокопией книжки, нумеруются, прошиваются, заверяются. При смене рабочего места выписка теряет юридическую силу. При продолжении работы срок ее действия 1 месяц.

    Выдача работнику копии книжки производится бесплатно по запросу. На имя руководителя предприятия сотрудник пишет заявление с просьбой оформить ему копию ТК и заверить ее. Причины такой просьбы не указываются.

    Далее издается приказ об удовлетворении просьбы, и назначается исполнитель. Это для больших компаний, где штатное расписание включает отдел кадров и многочисленную бухгалтерию.

    На малых предприятиях, у индивидуальных предпринимателей просьба сотрудника может быть удовлетворена и без приказа, но с соблюдением сроков.

    Обратите внимание! Время изготовления не должно превысить 3-х рабочих дней. Об этом гласит Трудовой Кодекс РФ в статье 89.

    Предпочтение оказывается копиям, вручную набранным на компьютере. Записи в ТК производятся прописью от руки. И эти записи не всегда разборчивы. Даже самая лучшая копировальная техника иногда не справляется.

    Порядок оформления копии трудовой во всех структурах одинаковый. Хотя заверять такие копии позволительно ограниченному кругу сотрудников, в небольших организациях это поручается главным бухгалтерам. С подобным заявлением могут обратиться и сотрудники, давно уволенные, и находящиеся на заслуженном отдыхе.

    Трудовые книжки неработающих граждан

    Неработающие граждане за ксерокопией основного документа о занятой деятельности могут обратиться в 2 учреждения: на последнее место работы и в нотариальную контору.

    Нотариус оформляет ксерокопию также руководствуясь ГОСТ Р 6.30-2003. Время исполнения у нотариуса обычно занимает 1 день. Но здесь услуга платная.

    Тариф состоит из госпошлины, установленной Законом РФ в сумме 100 рублей и услуг самого нотариуса. Минимальная цена правовой и технической нотариальной поддержки 600 рублей. Конечный тариф складывается индивидуально в зависимости от заполненных страниц.

    Требования банков

    Все банки для удостоверения кредитоспособности клиента требуют заверенную ксерокопию ТК. Есть случаи, зависящие от сумм рассматриваемых кредитов, когда трудовая деятельность не влияет на выдачу займа. Это особые программы кредитования под большие проценты.

    Обратите внимание! Если гражданин взял оригинал трудовой книжки, то заверенная копия сотрудникам банка не нужна. Они изготавливают и заверяют документы сами.

    Порядок оформления и выдачи копии ТК для банков ничем не отличается от предоставления ее в другие инстанции. Но сроки действия даже заверенных ксерокопий могут быть чрезвычайно малы. Государство этот момент не регулирует.

    Качественно изготовленная копия ТК позволит избежать ненужных конфликтов в различных ситуациях. Заверением занимаются исключительно профессионалы, соответственно, возможные отклонения от законодательных правил минимальны.

    Статья проверена экспертом: Нефедовой Анной.

    Источник:

    Как заверить трудовую книжку с 1 июля 2020 года

    С 2018 года действуют новые правила заверения копии трудовой книжки. А какие изменения произойдут с 1 июля 2020 года? Разбираемся, как оформлять копии трудовых книжек в разных ситуациях.

    В 2020 году начнется переход к электронным трудовым книжкам. Но еще весь 2020 год трудовые книжки будут храниться у работодателей. А по заявлению работника – и в последующие годы. Несмотря на введение «цифры» правила ведения и оформления трудовых книжек не отменяются. Расскажем, как заверить копию трудовой книжки в 2020 году.

    Правила заверения трудовой книжки в 2020 году

    Трудовая книжка хранится у работодателя. А работнику она может понадобиться, например, для получения банковского кредита. Чтобы получить копию, работник должен написать заявление на имя руководителя. Заявление составляется в произвольной форме:

    По заявлению сотрудника работодатель сам изготавливает, заверяет ее и передает работнику. На все отводится три рабочих дня, именно в такой срок работодатель должен отреагировать на заявление сотрудника.

    Копию трудовой книжки изготавливают в таком порядке:

    • Снимают копии все заполненных страниц, включая титульный лист и страницу, на которой сделана последняя запись о работе,
    • Все листы копии скрепляются,
    • На последней странице делают заверительную запись, ее особенности мы покажем ниже,
    • Копию заверяют подписью ответственного лица и печатью организации.

    Кто может заверять копии трудовых книжек? В небольших организациях обычно эту функцию выполняет руководитель. Если в штате компании есть кадровик, то это полномочие передают ему. Или другому сотруднику, например, секретарю или бухгалтеру.

    Заверение трудовой книжки с 1 июля 2020 года

    Последние изменения в правилах заверения были введены с 1 июля 2018 года. Тогда вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. С 1 июля 2020 года нововведений не планируется. Изменения 2018 года коснулись заверительной записи, которую делают на последнем листе копии. Порядок заверения зависит от того, для кого копия изготовлена:

    Копия изготовлена для внутренних нужд компанииКопия изготовлена для внешних получателей
    Пример: отдел кадров передает копию в бухгалтерию Пример: работник просит копию для банка
    Заявление работника не требуется Требуется заявление работника
    Порядок изготовления копии:

    • Скопировать все листы: от титульной страницы до страницы с последней записью о работе,
    • Скрепить все листы копи,
    • Сделать заверительную запись,
    • Поставить подпись ответственного листа и печать организации
    Заверительная запись:

    • Слово «Верно» или словосочетание «Копия верна»,
    • Название должности ответственного лица,
    • Расшифровка ФИО ответственного лица,
    • Подпись ответственного лица,
    • Дата заверения,
    • Печать организации
    Заверительная запись:

    • Слово «Верно» или словосочетание «Копия верна»,
    • Название должности ответственного лица,
    • Расшифровка ФИО ответственного лица,
    • Подпись ответственного лица,
    • Дата заверения,
    • Печать организации,
    • Место хранения подлинника
    Место хранения подлинника не указывается Указывается место хранения подлинника, например, в личном деле, сейфе организации, папке и т.д.
    Заверительную запись можно делать от руки или с использованием специального штампа
    Образец № 1 Образец № 2

    Новые трудовые книжки: ПФР рассказал подробности

    В Пенсионном фонде рассказали, по каким правилам будут выдавать электронные трудовые книжки. ПФР выпустил специальную методичку. Эксперты журнала «Зарплата» разобрались в нюансах и представили самое важное. 

    Новые трудовые книжки: подробности

    Источник:

    Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки

    Копия трудовой книжки — это документ, который может понадобиться работнику при обращении в банк, Пенсионный фонд и в других ситуациях. Выдать ее должен специалист отдела кадров.

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.